Data Steward มีบทบาทสำคัญอย่างไร

Data Steward หรือบริกรข้อมูล เป็นผู้กำหนดนโยบาย และมาตรการต่าง ๆ ในการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร ดังนั้น คนที่เป็น Data Steward จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับข้อบังคับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เช่น พรบ.ข้อมูลส่วนบุคคล และหลักเกณฑ์ในการปฏิบัติเพื่อรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล 

นอกจากนี้ แต่ละองค์กรอาจจำเป็นต้องอ้างอิงถึงมาตรการต่าง ๆ ที่แตกต่างกัน เช่น องค์กรภาครัฐจะอ้างอิงกับประกาศเรื่องธรรมาภิบาลข้อมูลจากสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สพร. สถาบันการเงินจะอ้างอิงมาตรการจากธนาคารแห่งประเทศไทย เป็นต้น

ดังนั้น Data Steward จึงมีบทบาทสำคัญในการผลักดันโครงการธรรมาภิบาลข้อมูล หรือ Data Governance นั่นเอง 

ในกระบวนการธรรมาภิบาลข้อมูลนั้น Data Steward จะมีหน้าที่ดังต่อไปนี้ 

1. ศึกษากฎเกณฑ์ และมาตรฐานเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล

2. ร่างนโยบายที่บังคับใช้ภายในองค์กร

3. เขียนกระบวนการต่าง ๆ เช่น การประเมินคุณภาพข้อมูล มาตรการการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูล กระบวนการในการขอใช้ข้อมูล เป็นต้น 

4. นำข้อมูลต่างๆ ไปกำกับตามมาตรฐานที่วางเอาไว้ โดยทำร่วมกับเจ้าของข้อมูล และผู้ดูแลระบบ 

5. คอยตอบคำถาม และ Monitor ข้อมูลตามวงจรชีวิตของข้อมูล 

คำถามที่พบบ่อยคือ ในองค์กรต้องมี Data Steward หรือไม่ คำตอบคือ ไม่ว่าจะองค์กรขนาดไหนก็จำเป็นต้องมี Data Steward แต่บทบาทปริมาณงานของแต่ละองค์กรจะต่างกันขึ้นอยู่กับปริมาณของชุดข้อมูล และลำดับขั้นของโครงสร้างบริหารภายในองค์กร 

องค์กรขนาดเล็กมาก เช่น โรงพยาบาล อาจไม่จำเป็นต้องมีตำแหน่ง Data Steward แต่จำเป็นต้องมีบุคลากรที่ทำหน้าที่ Data Steward กล่าวคือ บุคคลท่านนั้น ดำรงค์ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง ที่ควบคู่ไปกับการทำหน้าที่ Data Steward ไปด้วย 

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อาจมีแผนก Data Steward เกิดขึ้นภายในส่วนงานกลยุทธ์องค์กรก็เป็นได้ 

นอกจากนี้ การว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาเพื่อดำเนินโครงการ Data Governance ก็จะช่วยลดงานของ Data Steward ได้ กล่าวคือ ที่ปรึกษาจะทำหน้าที่ศึกษากฎเกณฑ์ และมาตรฐานเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล ร่างนโยบายที่บังคับใช้ภายในองค์กร เขียนกระบวนการต่างๆ เช่น การประเมินคุณภาพข้อมูล มาตรการการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูล กระบวนการในการขอใช้ข้อมูล เป็นต้น และนำข้อมูลต่างๆ ไปกำกับตามมาตรฐานที่วางเอาไว้ โดยทำร่วมกับเจ้าของข้อมูล และผู้ดูแลระบบ ทำให้ Data Steward ขององค์กรจะมีหน้าที่ในการตอบคำถาม และ Monitor ข้อมูลตามวงจรชีวิตของข้อมูลเท่านั้น จึงเรียกได้ว่า เป็นการประหยัดเวลาในการดำเนินโครงการ Data Governance และลดค่าใช้จ่ายขององค์กรในการ Setup ทีม Data Steward อีกด้วย 

หากองค์กรไหนยังไม่มีการแต่งตั้ง Data Steward แสดงว่าองค์กรนั้นยังไม่มีความคิดริเริ่มในการวางนโยบายเพื่อกำกับดูแลข้อมูล หากเป็นเช่นนั้น ผู้ใช้ข้อมูลจะแน่ใจได้อย่างไร ว่าข้อมูลที่ใช้อยู่นั้น เป็นข้อมูลที่มีการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ