Business Requirement Gathering ต้องทำอะไร?

การเก็บความต้องการทางธุรกิจ (Business Requirement Gathering) เป็นส่วนงานที่สำคัญ และเป็นเหมือนกับฐานที่มั่นของโครงการพัฒนาทางด้านเทคโนโลยีทั้งหมด โดยทางทีมนักวิเคราะห์ธุรกิจ (Business Analyst) จะมีหน้าที่พิจารณาปัญหา วิเคราะห์สถานะปัจจุบัน และรวบรวมความต้องการทางธุรกิจจากผู้ใช้งาน เพื่อถ่ายทอดและสื่อสารให้กับทีมพัฒนา รวมถึงการตรวจสอบ Outcome จากการพัฒนาว่าตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานและสามารถแก้ปัญหาของผู้ใช้งานได้หรือไม่ 

Requirement Gathering Process

1. เข้าใจปัญหา (Pain Point) ของผู้ใช้งาน  ศึกษาปัญหาและโอกาสทางธุรกิจ เพื่อกำหนดเป้าหมายของโครงการว่า Solution ที่เราจะมอบให้กับผู้ใช้งานต้องสามารถแก้ปัญหาของผู้ใช้งานได้

2. เข้าใจสถานการณ์หรือกระบวนการทำงานของผู้ใช้งานในปัจจุบัน (As-is Business Process)

   1. ต้องทราบว่า Key Stakeholder ในโครงการคือใครเพื่อให้เราสามารถสัมภาษณ์หรือรับข้อมูลได้ถูกต้อง เช่น Stakeholder ที่ริเริ่มโครงการและมีส่วนรับผิดชอบต่อโครงการ, Stakeholder ที่เป็นผู้ให้ข้อมูลกระบวนการทำงานในปัจจุบัน, Stakeholder ที่เป็นผู้ใช้งานระบบ

   2. สัมภาษณ์ Stakeholder ที่เกี่ยวข้อง เพื่อรับทราบปัญหารวมถึงกระบวนการทำงานในปัจจุบัน

   3. จัดทำ Business Flow เพื่อยืนยันความเข้าใจและความถูกต้องกับผู้ใช้งาน

3. ประเมินและวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน เพื่อให้เข้าใจถึงต้นเหตุของปัญหา โดยใช้หลักการต่าง ๆ เช่น SMART goals, SWOT Analysis, Five whys

4. รวบรวมและวิเคราะห์ความต้องการเพื่อถ่ายทอดให้ทีมพัฒนา โดย Requirement สามารถแบ่งเป็นหลายประเภท เช่น 

   1. Business Requirement - ความต้องการในระดับ High level ขององค์กร มักเป็นความต้องการของผู้บริหาร หรือความต้องการเพื่อแก้ปัญหาทางด้านธุรกิจ เพิ่มโอกาสด้านธุรกิจ หรือเหตุผลที่ดำเนินโครงการ

   2. User Requirement - คือความต้องการด้านการใช้งานระบบของ User 

   3. System Requirement - คือความต้องการด้านระบบ

   4. Functional Requirement คือความต้องการด้านฟังก์ชันหลักในการทำงานของระบบ

   5. Nonfunctional Requirement คือความต้องการด้าน environmental condition ที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานของระบบ เช่น Performance, Capacity, Security เป็นต้น

5. จัดทำเอกสารรวบรวม Requirement เพื่อยืนยันกับผู้ใช้งานก่อนถ่ายทอดให้ทีมพัฒนาทำการพัฒนา Solution

ดังนั้นเพื่อให้สามารถพัฒนา Outcome ได้ตรงตามความต้องการ สามารถแก้ปัญหาได้ตรงตามความต้องการและตาม Timeline ของโครงการ และการส่งต่องานให้ทีมพัฒนาได้อย่างราบรื่น ลดข้อผิดพลาดในความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน การเก็บ Requirement (Requirement Gathering) ที่ดี ละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน จึงมีความสำคัญต่อการพัฒนาโครงการ

เพราะฉะนั้นตำแหน่ง ​Business Analyst จึงเป็นตำแหน่งที่สำคัญอย่างยิ่งในทีมนักพัฒนา เพราะนอกจากจะเป็นคนวิเคราะห์ปัญหาแล้ว ยังสามารถตั้งโจทย์ และประเมินผลลัพธ์ได้อีกด้วย เรียกได้ว่า เป็นคนวางทิศทางของโครงการ ดังนั้น ต่อให้มี Technician เก่งๆ หลายคน แต่ไม่มี Business Analyst ที่สามารถทำ Business Requirement Gathering ได้ โครงการอาจจะไม่สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่นก็เป็นได้