หากใครเคย Implement หรือ ทำงานเกี่ยวกับการลง Software จะพบว่า งานหลายครั้ง ไม่ราบรื่น เพราะสุดท้ายแล้ว Software นั้น ไม่ตอบโจทย์ที่แท้จริงขององค์กร และหลายครั้ง กลับกลายเป็นได้ระบบที่สร้างภาระให้ User มากกว่าเป็นการช่วยเหลือ User ด้วยซ้ำไป
เข้าใจถึงเหตุผลของการซื้อระบบ หรือ Software กันก่อน ที่จำเป็นต้องลงทุนกับเทคโนโลยี ก็เพราะให้เกิด “ผลดี” ต่อองค์กร หรือธุรกิจ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในยุคที่ Data มีค่าดั่งทองคำ การจะเก็บข้อมูลด้วยระบบกระดาษหรือ Manual เป็นคอขวดอย่างหนึ่งของการทำงานไปเสียแล้ว
สมัยก่อน การลงระบบส่วนใหญ่ เป็นการซื้อระบบสำเร็จรูป ที่สร้างสำเร็จแล้วมาใช้งาน ทำให้ User ไม่มีตัวเลือกมากนัก ฝ่ายจัดซื้อทำการซื้อระบบ หรือ Software ใดมา ก็ต้องใช้สิ่งนั้น
ปัจจุบัน การสร้างระบบมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เรียกได้ว่า องค์กรที่เห็นคุณค่าของระบบจริงๆ จะสรรหาระบบที่ Customized เสียมากกว่า ทำให้สามารถรองรับความต้องการของธุรกิจ หรือ User ได้มากขึ้น โดยที่การได้มาซึ่งระบบ แบ่งออกเป็น 3 รูปแบบ ได้แก่
1. Project Owner เป็นคนให้ Requirement เพื่อพัฒนาระบบ เมื่อพัฒนาระบบได้สำเร็จ จึงนำระบบมาให้ User ใช้งาน ซึ่ง User สามารถให้ Comment หรือไม่ก็ได้
2. User เป็นส่วนหนึ่งของการให้ Requirement หลังจากพัฒนาระบบเสร็จเรียบร้อย จะมีการนำระบบมาใช้งานจริงในภายหลัง ซึ่งอาจจะมีการปรับแก้ได้
3. User เป็นส่วนหนึ่งของทีม มีการรับมอบงานเป็นส่วนๆ (เรียกว่า Sprint) ซึ่ง User จะเห็นกระบวนการทำงานทั้งหมด และสามารถให้ Comment ได้ตั้งแต่ในช่วงของการพัฒนา เพื่อให้สามารถสร้างระบบที่ตอบโจทย์ได้มากที่สุด
ทั้ง 3 แบบ มีข้อดีข้อเสีย ขึ้นอยู่กับ Skill ของ User เช่น User หรือผู้ใช้งานระบบบางท่านมีความเข้าใจในการทำงาน และสามารถบอกถึงความต้องการในการใช้ระบบเชิงลึกได้
อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ Comment จากผู้ใช้งาน ซึ่งบาง Comment ก็มีประโยชน์ และบาง Comment ก็ต้องมีการ Review เพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะสมกับงบประมาณ และการใช้งานจริง
การออกแบบระบบ ก็เหมือนกับการออกแบบเสื้อผ้า User จึงเปรียบเสมือนผู้สวมใส่ เสื้อผ้าจะพอดีกับตัวแค่ไหน ก็อยู่ที่การใช้งานฉันใด ระบบที่ดี ก็ต้องอยู่กับความเหมาะสมในการใช้งานฉันนั้น
ทั้งนี้ ระบบต่างๆ จึงควรมีความยืดหยุ่นทั้งในมุมของการใช้งาน และมุมของการปรับจูน แก้ไข เพื่อให้สามารถต่อยอดได้ไกลขึ้น
สุดท้ายแล้ว แต่ละโครงการ จะมองว่า User เป็นเพียงผู้ใช้งาน หรือ เป็นหนึ่งในทีมงาน ก็คงอยู่ที่มุมมองของ Project Owner และแนวทางในการพัฒนาระบบ แต่ที่ปฏิเสธไม่ได้ ก็คือ ระบบที่ออกแบบมาไม่เหมาะสมต่อการใช้งาน หรือไม่เป็นไปตามที่ User ต้องการ อาจจะเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าก็เป็นได้
